終於到了整個視訊會議的最後準備，9點一到全國業務視訊會議就要開始，所剩時間只有1個多小時，所有的電腦、攝影機、投影機、燈光、網路等都要開機並測試一次，之後就要直接進入會議流程。

醜媳婦終將見公婆，全國業務視訊會議隆重登場。

第一個上台報告的就是董事長，由於要面對鏡頭及字幕機，顯得不夠自然，畢竟大家都是頭一遭使用視訊會議開會，加上使用鍵盤來切換簡報，因為不夠熟悉所以整個簡報時間增加。

好不容易董事長結束，第二個報告的是總經理，狀況隨之而來，原本設定是整個過程都是子母畫面呈現，總經理可能看到董事長的狀況，就要求第一張簡報後，視訊會議畫面需由子母畫面改成只有簡報畫面，所以再多的演練都不能確認會議流程會造你所想的方式進行，而隨機應變，就是我負責整個視訊會議最大收穫之一。

總經理結束後換第一個事業部經理報告，整個報告除了不夠熟悉視訊會議的操作外，因為簡報的練習不足都影響了簡報的效果，另外簡報的內容有沒有時間調整與測試，雖然已經幫他們調整成寬螢幕，但是投影機的投影效果卻沒有測試過，有些顏色會變得太淺而感覺沒有顏色，加上有些字太小，或是文字太多都是簡報的問題，這些都是一個專業簡報者需要考慮的。

當第一個事業部經理報告結束，新的狀況又來了，司儀臨時詢問事業部經理問題，原先的設定是沒有問答，但是狀況已發生，視訊會議影像又不能沒有詢問發聲的人，演練時又沒有設定司儀要站的位置，攝影機也沒有做這些設定，只好依當時狀況隨時調整攝影機方向與角度，只能說沒有什麼事是絕對，凡事都有例外。

接著第二個事業部經理報告，由於他們部門經常開視訊會議，所以他對於視訊會議會產生的問題瞭若指掌，對於簡報字體與投影片大小所需要調整的都有注意到，只能說有沒有常用真的有差別很大，這個議程也就順利結束。

第三個事業部經理簡報結束就可以中場休息，但是狀況又來，因為只要有人開頭就會有人會跟進，尤其不熟悉視訊會議的方式的人，都不希望有自己的影像，所以簡報方式要像總經理一樣如法炮製，只要第一張簡報結束後，都呈現整個簡報畫面而不要再有簡報者的影像，隨著時間過去，這個議程也跟著結束，也到了中場休息。

這個時候休息是為了下一場新人介紹開始前有點時間可先預做準備及調整，所以議程的安排要精心規畫，才能為整個視訊會議爭取一些調整的時間，畢竟是用視訊會議開一個大型會議。

(待續…)

                                            Richard <純素生活、創造和平>
                                            http://suprememastertv.com/ch1/